כדי לענות על השאלה הזו, צריך לחזור לבסיס ולשאול את השאלה שהיא אולי המפתח לכל תפיסות הניהול הקיימות. האם קבוצה של עובדים שתקבל משימה תעשה אותה ללא פיקוח וניהול של מנהל או שבהיעדר פיקוח כזה, ביצוע המשימה יהיה בינוני או לא יתקיים כלל?אני לא אכנס כאן לתאוריה או לדיונים אקדמיים סביב השאלה הזו אלא דווקא לפרקטיקה ולדילמה שמנהלים רבים שאני הכרתי חוו סביב מידת הזמן שיש להשקיע בבקרה של הביצוע. כעיקרון, מהניסיון שלי מצאתי שככל שהעבודה מעניינת, ניתן למצוא בה משמעות והשפעה, יוצא שהמוטיבציה העצמית שלנו לביצוע מיטבי גבוהה ואנו נקדיש את הזמן והמאמץ הנדרש לעשות אותה על הצד הטוב ביותר. אני משוכנע שאתם מכירים את זה על עצמכם ובטח ניתן להשליך זאת על העובדים שמדווחים אליכם.
אבל, השאלה המכרעת היא דווקא במקום שבו המשימה היא יותר רוטינית, משעממת, ללא הרבה תחושת השפעה ומשמעות, האם גם שם אפשר לצפות לתפוקה גבוהה גם ללא ניהול ובקרה, וכאן התשובה היא לא.
לכן, השלב הראשון בדיון של מנהל עם עצמו על מידת הזמן שהוא צריך להשקיע בבקרה חייבת להיות קשורה באופי המשימות שהוא דורש ומטיל על הצוות שלו ובמידת המוטיבציה הפנימית שהם מגייסים למשימות הללו.
הדבר השני החשוב בעיני לעסוק בו בנושא הזה היא מידת האמון והאוטונומיה שאותו מנהל מאפשר ונותן לצוות שלו. מנהל שמידת האמון ביכולת של הצוות שלו נמוכה, ייטה לתת אוטונומיה מועטה וכמו נבואה שמגשימה את עצמה, הצוות יבקש בקרה ואישור לפני כל אבן דרך והחלטה משמעותית. לכן, אני כמנהל תמיד בחרתי כברירת מחדל את ההעצמה ומתן האוטונומיה לאנשים ולצד זה בקרה מועטה.רק כאשר התאכזבתי מרמת הביצוע/ התוצאה, שיניתי את הגישה.
הדבר השלישי והוא בעיני החשוב מהכל היא השאלה, האם או איך אני לא הופך את תהליך הבקרה ווידוא הביצוע לחלק מהותי בתמהיל הזמן שלי. מה שדורש ממני או להפחית מהתמהיל הנדרש בנושאי ליבה אחרים או לעשות גם וגם ולעבוד מצאת החמה עד צאת הנשמה.אני מכיר מניסיון אישי מנהלים רבים ובכירים שבחרו באופציה של "גם וגם". זהו פתרון שיכול לפעול לפרק זמן מוגבל ולהיקף תפקיד מוגבל. לכן הוא ממש לא מומלץ לאורך זמן. אז מה כן? איך בכל זאת מייצרים תהליכי בקרה שמצד אחד שומרים על מסגרת נכונה של ניהול ומונעים תקלות ופער בין התוצאה לצפייה ומצד שני לא גוזלים את חלק הארי בתמהיל הזמן של מנהל שאמור ורצוי לעסוק בדברים נוספים.אני רוצה להציע כמה חלופות או פתרונות:
- הגדרה של תרבות, ערכים וציפיות: ככל שתגדיר כמנהל, תרבות ומאפייני התנהגות נדרשים של אחריות אישית וראייה מערכתית ותקיים שגרות עבודה שמאצילות משימות ויוצרות ציפיה לניהול ביצועים עצמאי, כך זה יתממש. כמובן, שיש לוודא יכולות וכישורים אבל בהינתן שהם קיימים, זו דרך מומלצת מאוד.
- "נקישות" בקרה ולא בקרה רציפה: יש מנהלים שמקיימים בקרה רציפה על הביצוע של העובדים. זה משול בעיני למבקר איכות של מוצרים שבודק מוצר אחרי מוצר כדי לעמוד בסטנדרט הנדרש. כמובן שזה לא יעיל. המושג "נקישה" של בקרה מתאר את המציאות שבה אתה כמנהל בוחר את הרגע והעיתוי לבצע בקרה , ללא הכנה מוקדמת בהפתעה. בנקישה שכזאת, סביר להניח שתגלה את ההתנהגות האמיתית. נקישות כאלו, בעיקר עם הצוות שלך יודע שתעשה אותם לא בשגרה קבועה ובאותם עיתויים יכולות בהחלט ליצור משמעת ברמה הנדרשת.
- אחריות משותפת: ככל והמשימה או הביצוע מחברים יותר מאדם אחד או צוות אורגני, הנטיה של האנשים לוודא בקרה הדדית לצורך מימוש המשימה תעלה. ההצלחה של מתן יעדים משותפים בין מחלקות וחטיבות מוכיחה מעל לכל ספק שכאשר יש יעד משותף, טיב הממשקים עולה והאחריות לביצוע עולה גם היא.
לסיכום
כמנהלים, השאיפה שלנו היא תמיד שהצוות שמדווח אלינו יפעל באוטונומיה ובאחריות מלאה ואנחנו נוכל לעסוק בדברים אחרים. זה לא תמיד מצליח.אבל, גם כניסה לפוזיציה של בקרה שוטפת, היא גרועה לא פחות כי היא מנציחה את הבעייה וגרוע מכך, גוזלת את הזמן ממשימות אחרות שאנחנו כמנהלים אמורים לעשות.יש שיטות ותהליכים שיכולים לעזור אבל בסופו של דבר, ככל שתצליח להעניק לצוות שלך יותר תחושה של משמעות והשפעה, ככל שתעניק אחריות ואוטונומיה, כך תידרש פחות לבקרה. שיהיה סופ״ש נעים!טל
